Как начать письмо

Не надо писать «доброго времени суток», даже если ты отправляешь письмо в пять утра. Этот штамп раздражает! Простота — залог понимания. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые надежные варианты.
Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «уважаемый». А дальше — масса вариантов в зависимости от того, что ты пишешь и кому. Например, в России часто принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени. Если ты знаешь партнера лично, можешь написать так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаешь человека, пиши «Уважаемый господин Сидоров». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Сидоров Б. Д.». Либо «Борис Дмитриевич», либо «господин Сидоров». А вообще, если ты не пишешь президентам и членам королевской семьи, считай, что тебе очень повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверь, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Обращение «Дамы и господа» является светским, его лучше использовать для приглашения на открытие нового бутика. Если ты приглашаешь на деловое мероприятие — презентацию новых буровых установок, например, то используй общее для всех обращение «Уважаемые господа». И неважно, что в этой организации работают и женщины тоже.

Как отвечать на письмо

Начни с приветствия, это важно. Ответ должен быть лаконичным и точным: указывай дату и время встречи, ее тему, а также то, что тебе нужно от адресата. Отвечай на просьбы конкретно. Не просто «да, мы это сделаем», а «сделаем 10 июля» или «после вручения премии». Точные вопросы и ответы покажут собеседнику, что ты ценишь его время. Если в письме есть несколько вопросов или задач, структурируй их: отделяй абзацами. Сплошной текст, особенно длинный, сложен для восприятия. Что касается шрифтов, то лучше использовать стандартные, которые по умолчанию предлагает почтовый клиент. К деловому письму, набранному Cooper Black, вряд ли можно относиться серьезно. Важные фразы стоит выделить полужирным шрифтом, а вот с цветом экспериментировать не следует: пестрое письмо не выглядит серьезным. Ну и не стоит использовать Caps Lock для выделения важных моментов — собеседник может подумать, что у тебя истерика. Проверяй ошибки. Конечно, опечатку может допустить каждый, но если она повторяется из письма к письму, это формирует негативное впечатление о тебе. Проверь настройки: стоит ли у тебя подпись при ответе. Часто бывает, что подпись ставится лишь в новом письме, из-за этого кто-то будет крайне раздражен, если придется искать твой телефонный номер среди десятка входящих. Кстати, подпись должна включать в себя минимум фамилию и имя. Также желательно указать номер телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, адрес ее сайта.

Как соблюдать правила

Не стоит оставлять поле «Тема» пустым: твой собеседник может получать сотни писем в день, четко сформулированная темапоможет ему оценить важность сообщения. Заголовки типа «привет!», «есть вопрос», «это срочно» покажут, что ты или новичок, или совсем не умеешь грамотно общаться. При ответах не забывай о кнопке «Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма. Удалить ненужных получателей или добавить других можно всегда. Если ты ставишь кого-то в копию письма или добавляешь в уже существующую переписку с несколькими людьми, то нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следи за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если общаешься с кем-то одним.