Топ-10 советов по тайм-менеджменту для бизнес-леди
Бизнес-леди работают на себя, и это, казалось бы, отличная возможность спать до упора, пораньше уезжать с работы, путешествовать и вообще жить в свое удовольствие. Однако у серьезной леди-boss со свободным временем все еще хуже, чем у любого офисного работника, так что она знает цену своему времени и умеет им распоряжаться. О том, какими приемами пользуются деловые женщины, чтобы все успевать, рассказывает Рамис Япаров, тренер по тайм-менеджменту.
Торопись, но медленно
Отсутствие свободного времени и времени вообще — не повод впадать в панику и судорожно хвататься то за одно, то за другое. Работая планомерно, ты успеешь сделать гораздо больше, чем впопыхах. А заодно сохранишь образ леди, а не женщины-лошади на весенней страде.
Составляй план на краткосрочную и долгосрочную перспективу
Женщина-босс — это не просто лицо компании, но и пример для всех сотрудников. Помимо, собственно, рабочих обязанностей, она должна презентабельно выглядеть, быть доступной для своих подчиненных 24 часа в сутки, при этом находить время на домашние дела и личную жизнь. Для того чтобы ничего не перепутать, не упустить и все успеть, у тебя должно быть два плана — долгосрочный и краткосрочный. Краткосрочный, как легко догадаться, это план на день и на ближайшую неделю. Долгосрочный — на год с разбивкой по месяцам и кварталам.
В краткосрочный план вноси абсолютно все — не только рабочие встречи и заметки, но и домашние дела. Чем больше задач ты «выгрузишь» на бумагу, тем меньше шансов, что ты о чем-то забудешь, и тем свободнее у тебя будет голова для текущих дел, а значит, будет легче концентрироваться на том, чем ты занята прямо сейчас.
Планируя свое время, будь гибкой
Ты можешь идеально спланировать день, но что-нибудь обязательно пойдет не так. Отменится важная встреча, застрянешь в пробке, случится какой-то форс-мажор. Научись мобильно перестраивать свои планы, чтобы не тратить драгоценное время впустую. Для этого веди список дел в электронном виде в любой удобной для тебя программе, чтобы иметь доступ как к старым записям, так и к долгосрочным планам.
Делегируй обязанности
Не пытайся делать все самостоятельно — ты не только выбьешься из сил, через какое-то время просто перегоришь. Для всего, что не требует твоего прямого вмешательства, а также для некоторых личных поручений найми личного помощника или секретаря. Ты удивишься, что это совсем не так дорого, особенно если ты возьмешься попутно этого человека обучать. Освободившись от мелких и несрочных задач, ты сможешь больше времени посвятить глобальным. Главное условие — выбрать правильного человека, которому сможешь доверять.
Концентрируйся на работе
Как бы много задач ты ни планировала на день, занявшись одной из них, не отвлекайся ни на какие другие. Выключи телефон, закрой в компьютере соцсети и даже почту, если, конечно, это не полчаса, который ты выделила на то, чтобы ответить на письма. У японцев есть такая методика — занявшись каким-то делом, нужно делать его минимум три минуты, не отвлекаясь вообще ни на что. Попробуй, оказывается, это не так-то просто, как звучит. Постепенно время доводится до 10 минут, а потом и до часа. Слабо целый час не отвечать на звонки, не подглядывать в почту, не отвечать на сообщения в соцсетях, не ходить на перекуры и не подливать себе чая?
Перестань проверять электронную почту в начале рабочего дня
Да и вообще, чем реже, тем лучше. Большинство писем, которые тебе пишут, не требуют твоего немедленного вмешательства, зато в них содержится много лишней информации, которая в буквальном смысле замусоривает голову. Отведи на чтение почты строго определенное время, например, полчаса после обеда и полчаса вечером. Если возникает срочный вопрос, не сомневайся, тебе позвонят или отправят смс, все остальное подождет полдня, а у тебя освободится куча времени.
Один день в неделю обязательно посвящай полному отдыху или самой себе
Здорово было бы, конечно, посвящать себе парочку или больше дней в неделю, но вряд ли ты можешь себе позволить такую роскошь, если ты еще не заработала свои миллионы и не уехала жить в Тай. Однако минимум на один день в неделю нужно полностью отключаться от работы — ни звонков, ни писем, ни рабочих бумаг и документов. Только релакс. Не бойся что-нибудь упустить, пока ты будешь отдыхать, твое бессознательное обработает все проблемы и сложные ситуации, и на следующий день ты посмотришь на них под другим углом и найдешь решения, которые не пришли бы тебе в голову, не отключись ты от всего хотя бы на денек.
Ни одного дела не откладывай на неопределенное «потом»
«Завтра — это день, который не наступит никогда»! Есть такое правило: если дело занимает не больше 10 минут, не нужно вписывать его в план, сделай прямо сейчас. Если занимает больше, внеси его в план с четким указанием времени, когда ты этим займешься, иначе ты про него забудешь вовсе. Не спорю, часть проблем вполне может разрешиться сама по себе, без твоего участия, но с другой стороны, вдруг ты забудешь о чем-то важном, а на решение проблемы придется потратить больше времени, чем на само дело?
Ограничь время на дела, которые не приносят ни пользы, ни удовольствия
Скачать и посмотреть интересный фильм — да, телевизор в фоновом режиме — нет. Встретиться с близкой подругой за обедом — да, пойти пить кофе со скучающей приятельницей — нет. Как только ты расставишь приоритеты, ты поймешь, как много времени тратила на вещи, которые в итоге не принесли ни дохода, ни пользы, ни даже удовольствия.
Наведи порядок
На рабочем столе, в записной книжке и в компьютере. Это поможет быстро находить необходимые бумаги, файлы, записи и не тратить драгоценное время на поиск нужной информации.