Как вести деловую переписку

Деловая переписка, как и любая другая, имеет свои особенности и правила. Главное тут — уважение к собеседнику и корректность высказываний. Даже если ты собираешься отправить претензию, текст письма не должен содержать грубостей, которые могут задеть адресата. Уделяя внимание важности письма, ты покажешь свои хорошие манеры, что особенно ценится в мире деловых людей.

Как проверять почту

Если твоя работа не требует срочности и немедленного реагирования, почту следует проверять как минимум два раза в день: утром и вечером. Вообще возьми за правило начинать день с проверки почты и ответов на письма. В противном случае по твоей вине работа других может застопориться. Даже если ты очень занята, пробегись глазами по тексту: это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать. А вообще лучше отвечать сразу, чтобы не превратить свою почту в кучу хлама, который потом придется долго и мучительно разгребать.

Не надо писать «доброго времени суток», даже если ты отправляешь письмо в пять утра. Этот штамп раздражает! Простота — залог понимания. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые надежные варианты.
Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «уважаемый». А дальше — масса вариантов в зависимости от того, что ты пишешь и кому. Например, в России часто принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени. Если ты знаешь партнера лично, можешь написать так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаешь человека, пиши «Уважаемый господин Сидоров». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Сидоров Б. Д.». Либо «Борис Дмитриевич», либо «господин Сидоров». А вообще, если ты не пишешь президентам и членам королевской семьи, считай, что тебе очень повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверь, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Обращение «Дамы и господа» является светским, его лучше использовать для приглашения на открытие нового бутика. Если ты приглашаешь на деловое мероприятие — презентацию новых буровых установок, например, то используй общее для всех обращение «Уважаемые господа». И неважно, что в этой организации работают и женщины тоже.

Как отвечать на письмо

Начни с приветствия, это важно. Ответ должен быть лаконичным и точным: указывай дату и время встречи, ее тему, а также то, что тебе нужно от адресата. Отвечай на просьбы конкретно. Не просто «да, мы это сделаем», а «сделаем 10 июля» или «после вручения премии». Точные вопросы и ответы покажут собеседнику, что ты ценишь его время. Если в письме есть несколько вопросов или задач, структурируй их: отделяй абзацами. Сплошной текст, особенно длинный, сложен для восприятия. Что касается шрифтов, то лучше использовать стандартные, которые по умолчанию предлагает почтовый клиент. К деловому письму, набранному Cooper Black, вряд ли можно относиться серьезно. Важные фразы стоит выделить полужирным шрифтом, а вот с цветом экспериментировать не следует: пестрое письмо не выглядит серьезным. Ну и не стоит использовать Caps Lock для выделения важных моментов — собеседник может подумать, что у тебя истерика. Проверяй ошибки. Конечно, опечатку может допустить каждый, но если она повторяется из письма к письму, это формирует негативное впечатление о тебе. Проверь настройки: стоит ли у тебя подпись при ответе. Часто бывает, что подпись ставится лишь в новом письме, из-за этого кто-то будет крайне раздражен, если придется искать твой телефонный номер среди десятка входящих. Кстати, подпись должна включать в себя минимум фамилию и имя. Также желательно указать номер телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, адрес ее сайта.

Как соблюдать правила

Не стоит оставлять поле «Тема» пустым: твой собеседник может получать сотни писем в день, четко сформулированная темапоможет ему оценить важность сообщения. Заголовки типа «привет!», «есть вопрос», «это срочно» покажут, что ты или новичок, или совсем не умеешь грамотно общаться. При ответах не забывай о кнопке «Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма. Удалить ненужных получателей или добавить других можно всегда. Если ты ставишь кого-то в копию письма или добавляешь в уже существующую переписку с несколькими людьми, то нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следи за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если общаешься с кем-то одним.

Не вкладывай в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR — многие почтовые клиенты или серверы блокируют такие вложения, адресат их никогда не прочтет. Упаковывай их в архив (zip, rar) и уже в таком виде отправляй. Нормальным считается высылать вложения до двух-трех мегабайт. Хочешь выслать вложение большего размера, уточни у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер. Например, во многих крупных западных компаниях запрещено рассылать письма весом более шести мегабайт.

Как обращаться к адресату

Можешь успокоиться. Общее правило такое: если обращаешься к одномучеловеку, то можешь писать «Вы» с прописной буквы, к нескольким — со строчной. А вообще это обращение и так уже является выражением уважения, так что написать «вы» можно в обоих случаях, это не будет ошибкой. Ну и не пытайся перевоспитать собеседника: не стоит отвечать ему «Вы», если он настойчиво пишет «вы».

Как закончить письмо

Можно сказать «до свидания» или «хорошего дня», если отправляешь письмо утром. Допустимы также формы «всего наилучшего», «с уважением». После этого надо поставить подпись, указать свои контакты: телефон, e-mail, почтовый адрес (если отправляешь документы с курьером). И не стоит допускать пространных дополнений на три страницы после постскриптума.